Cómo utilizar la automatización inteligente para aumentar la productividad

Con la digitalización de la empresa, esta cambia su forma de operar y de relacionarse con sus clientes. A pesar de que esta transformación es positiva, las corporaciones suelen enfrentar resistencias y un comprensible temor al cambio por parte de directivos y colaboradores. Aunque el  50% de las compañías se expresan optimistas ante la irrupción tecnológica, un 25% la percibe como una amenaza para su supervivencia. Por otra parte, solo el 40% dice estar preparado para esta evolución.

La mejor manera de superar la resistencia a la digitalización de la empresa es la información y la planeación de un proyecto con metas claras. Sin duda, uno de los pasos hacia este cambio de paradigma, es la automatización. Es probable que estés al tanto de su función básica, centrada en la realización de tareas repetitivas sin necesidad de intervención humana, para que los colaboradores puedan enfocarse en puntos clave y de mayor valor en su trabajo. 

Se puede decir con mucha certeza que la RPA es una herramienta sumamente útil; sin embargo, las capacidades de la automatización inteligente van mucho más allá, ya que puede incluso ayudar a identificar tendencias para la toma de decisiones en la empresa, resolver problemas complejos y ultimadamente aumentar su productividad.

Intelligent Process Automation

Este conjunto de tecnologías combina la automatización de procesos robóticos (RPA) con Inteligencia Artificial y Machine Learning para realizar tareas estructuradas imitando comportamientos humanos. Sus capacidades cognitivas permiten el procesamiento del lenguaje natural, reconocimiento de voz y la capacidad de aprender durante los procesos.

IPA gestiona gran cantidad de datos estructurados y no estructurados, los analiza, aprende de ellos y automatiza procesos de manera inteligente para lograr una mayor eficiencia operativa.

Cómo introducir la automatización en las empresas

Las compañías deben generar una cultura digital y estar dispuestas a replantear sus procesos o incluso sus modelos de negocio. Las acciones que mencionaremos a continuación pueden ayudarte a introducir la automatización de manera gradual y eficiente.

Evalúa procesos obsoletos

Analiza los procesos actuales y determina en cuáles se crean cuellos de botella o requieren de una reestructuración y si estos son adecuados para ser automatizados. Muchas veces es más sencillo iniciar desde cero que intentar transformar de manual a automatizado. 

También es importante investigar si ya existe una solución prediseñada para el tipo de proceso que deseas modificar y si tiene flexibilidad para escalar en funciones y capacidad de adaptación en caso de futuros cambios. Esto te ahorrará tiempo y dinero.

Marca objetivos

Define qué deseas lograr con la implementación de esta tecnología y posteriormente establece las fases para incorporarla. Encuentra un software que se adapte a las necesidades de tu empresa y designa un equipo para que realice las pruebas pertinentes e introduzca los cambios de forma gradual. Este equipo deberá hacer un papel evangelizador mostrando los resultados positivos y beneficios al resto de la organización. 

Prepara a los empleados

Al igual que una modificación en la estructura tecnológica, los colaboradores deben experimentar un cambio de mentalidad y comprender que la automatización inteligente no viene a suplir sus funciones, sino a complementarlas para mejorar su desempeño y facilitar su labor. 

Capacitar a los empleados en desarrollo de habilidades, mejores prácticas y beneficios es fundamental. Mientras más personas sean capaces de visualizar los objetivos y la forma de llegar a ellos, se obtendrá mayor provecho de estas tecnologías.

Ventajas de un software de Intelligent Process Automation en el ámbito empresarial

Estas tecnologías están pasando de ser un apoyo a las organizaciones a convertirse en una solución integral en beneficio a la experiencia de cliente y al crecimiento de la empresa. Este objetivo se logra a partir de las siguientes funciones de un IPA:

  • Identifica y agiliza cuellos de botella dentro de los procesos de la organización.
  • Procesa volúmenes extensos de datos complejos.
  • Se encarga de cumplir tareas de acuerdo a normativas y regulaciones sin dar lugar a errores humanos.
  • Fácil acceso a datos por parte de todos los miembros del equipo.
  • Reducción de tiempos y costos.
  • Mejora en la experiencia del cliente, quien recibe atención inmediata y eficiente. El software aprende sobre el cliente en cada interacción.

De acuerdo a datos de McKinsey & Company, las empresas que han incorporado IPA lograron automatizar de 50 a 70% de sus tareas, lo que aumentó su eficiencia anual de 20 a 35%, reduciendo de 50 a 60% de sus tiempos, con excelentes retornos de inversión.

La adopción de IPA en la empresa se debe dar desde dos enfoques de igual importancia: los sistemas y las personas. No solo se requiere de una adecuada infraestructura para desarrollar procesos de automatización en la compañía, también es fundamental que el equipo comprenda la utilidad de estas tecnologías en beneficio de su trabajo.